Conditions générales de vente

1. Qui contracte, et avec qui

Les présentes conditions générales de vente régissent l’abonnement au service Orkalys, édité par la société identifiée dans les mentions légales, ci-après « Orkalys ».

Le service s’adresse exclusivement à des professionnels agissant pour les besoins de leur activité, ci-après « le Client ». En souscrivant, le Client déclare avoir la qualité de professionnel et le pouvoir d’engager son entreprise.

2. Objet

Orkalys est un service en ligne de déclaration d’heures, de validation et de suivi de chantier, destiné aux entreprises du bâtiment et des travaux publics. Il est fourni sous forme d’abonnement, accessible par navigateur et par application mobile, sans installation ni licence à déployer.

Orkalys fournit un outil. Il ne fait ni la paie ni le conseil juridique : les exports servent à préparer la paie, ils ne la valident pas, et le respect du droit du travail (durées, majorations, conventions collectives) reste de la responsabilité du Client.

3. Documents contractuels

Le contrat est formé, dans cet ordre de priorité :

1. les conditions particulières éventuellement signées entre les parties ;
2. les présentes conditions générales de vente ;
3. la politique de confidentialité, qui vaut annexe de sous-traitance au sens de l’article 28 du RGPD ;
4. la grille tarifaire en vigueur au jour de la souscription.

Elles sont acceptées lors de la souscription, et prévalent sur tout document du Client, notamment ses conditions générales d’achat.

4. L’essai

Un essai de trente jours est ouvert à toute entreprise qui en fait la demande. Il ne demande aucun moyen de paiement et n’est pas plafonné en nombre de comptes : il est borné par le temps, et par le temps seulement.

La demande se fait par le formulaire du site. Rien n’est créé avant qu’une adresse électronique ait répondu : le lien d’activation envoyé est valable 72 heures, au-delà desquelles il faut en redemander un.

À son terme, sans souscription, le compte reste accessible en lecture le temps que l’entreprise récupère ses données. Aucun prélèvement n’est déclenché automatiquement à la fin d’un essai, et aucune donnée n’est supprimée sans un avis envoyé par courriel au moins trente jours à l’avance.

5. Souscription et prise d’effet

L’abonnement est souscrit depuis l’écran Abonnement de l’application. Il prend effet à l’enregistrement du moyen de paiement, est conclu sans durée d’engagement, et se renouvelle par périodes successives d’un mois.

6. Prix et tranche d’effectif

L’abonnement est mensuel et se calcule sur une tranche d’effectif : le nombre de comptes actifs de l’entreprise. Les tarifs par tranche figurent sur la page Tarifs et s’entendent hors taxes. Les prix applicables sont ceux de la grille en vigueur au jour de la souscription, confirmés au Client à l’ouverture de son essai.

À la date des présentes, Orkalys relève de la franchise en base : TVA non applicable, art. 293 B du CGI. Aucune TVA n’est facturée, et le montant prélevé est égal au prix hors taxes affiché. Si Orkalys devient redevable de la TVA, celle-ci s’ajoutera de plein droit aux prix hors taxes à compter de sa date d’exigibilité ; cet ajout ne constitue pas une révision de prix au sens de l’article 7.

L’effectif est relevé chaque jour. La tranche appliquée à une échéance est celle du maximum relevé sur le mois civil écoulé : le mois entier, et non l’effectif du jour du prélèvement. Une entreprise qui ferme trois comptes la veille de l’échéance ne change donc pas de tranche, et une semaine de renfort fixe la tranche du mois où elle tombe.

Le montant ainsi calculé couvre le mois qui s’ouvre à cette échéance : l’abonnement est payé d’avance, au tarif de la tranche que le mois précédent a établie.

Ce relevé, et sa courbe, sont consultables à tout moment depuis l’écran Abonnement : c’est la pièce justificative de la facture.

Les comptes d’encadrement et de bureau ne font pas l’objet d’une ligne de facturation distincte.

7. Révision des prix

Orkalys peut réviser sa grille tarifaire. Toute révision est notifiée par courriel deux mois avant son entrée en vigueur ; le Client qui ne l’accepte pas peut résilier sans frais avant cette date. Le passage d’une tranche à une autre par variation d’effectif n’est pas une révision de prix : c’est l’application de la grille en vigueur.

8. Facturation et paiement

Le paiement s’effectue par carte bancaire, enregistrée lors de la première souscription et débitée à chaque échéance mensuelle, pour le mois qui s’ouvre. Les transactions sont opérées par un prestataire de paiement agréé ; Orkalys ne conserve aucun numéro de carte.

Les factures sont mises à disposition sous forme électronique dans l’application. Le Client accepte ce mode de transmission au sens de l’article 289 du code général des impôts.

9. Retard et incident de paiement

En cas d’échec de prélèvement, l’entreprise en est informée dans l’application et par courriel. Le service n’est pas interrompu pour autant. Nous ne coupons pas la préparation de la paie de dizaines de personnes parce qu’une carte a expiré.

Conformément aux articles L. 441-10 et D. 441-5 du code de commerce, toute somme non réglée à l’échéance porte, de plein droit et sans rappel préalable, des pénalités de retard au taux d’intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de 10 points de pourcentage, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €. Une indemnité complémentaire peut être réclamée sur justificatifs si les frais de recouvrement exposés dépassent ce forfait.

Après plusieurs relances restées sans effet, l’accès peut être suspendu. Cette suspension est une décision prise et notifiée, jamais un automatisme. Même suspendu, l’accès en lecture aux données existantes est maintenu. À défaut de régularisation dans les quinze jours suivant une mise en demeure restée sans effet, Orkalys peut résilier l’abonnement.

10. Comptes, identifiants et usage

Le Client crée et administre les comptes de ses salariés. Il répond de leur usage et de la confidentialité des identifiants, et signale sans délai tout accès qu’il soupçonne d’être illégitime.

Le Client s’engage à ne pas revendre l’accès au service, à ne pas le mettre à disposition d’un tiers, et à ne pas tenter d’en contourner les mesures techniques de protection ni d’en pratiquer l’ingénierie inverse.

11. Information des salariés

Le Client est responsable de traitement au sens du RGPD. Il lui revient d’informer ses salariés du traitement mis en œuvre, et de consulter les institutions représentatives du personnel lorsque la loi l’impose. Orkalys lui fournit les éléments nécessaires, mais ne peut pas se substituer à lui sur ce point.

Rappel de conception : l’application n’effectue aucune géolocalisation et aucun relevé de position. La déclaration d’heures est un acte volontaire de la personne, validé par un responsable. Aucun réglage ne permet d’activer un suivi de position : ce n’est pas une option désactivée par défaut, c’est une fonction que le logiciel n’a pas.

12. Le service et ses évolutions

Le service évolue. Des fonctionnalités sont ajoutées, d’autres modifiées. La suppression d’une fonctionnalité significative est annoncée par courriel trente jours avant, et ouvre au Client le droit de résilier sans frais.

13. Disponibilité, maintenance et assistance

Orkalys est tenu d’une obligation de moyens sur la disponibilité du service. Aucun engagement chiffré de disponibilité n’est contracté à ce jour ; les interruptions de maintenance planifiées sont annoncées à l’avance et placées, autant que possible, hors des heures où les chantiers pointent.

L’assistance se fait par courriel, en français, les jours ouvrés, à bonjour@orkalys.fr. Les interruptions imputables au réseau du Client, à ses équipements ou à un cas de force majeure ne sont pas à la charge d’Orkalys.

14. Durée et résiliation

L’abonnement peut être résilié à tout moment, depuis l’écran Abonnement ou par courriel. Il prend fin à l’échéance du mois en cours, sans frais et sans indemnité. Aucun mois entamé n’est remboursé au prorata.

Chaque partie peut résilier en cas de manquement grave de l’autre à ses obligations, après une mise en demeure restée sans effet pendant trente jours, sauf en cas de défaut de paiement, régi par l’article 9.

15. Données du Client et réversibilité

Les données saisies restent la propriété de l’entreprise cliente. Orkalys n’acquiert aucun droit sur elles : elles ne sont ni revendues, ni exploitées à d’autres fins que la fourniture du service, ni utilisées pour entraîner des modèles.

Elles sont exportables dans des formats ouverts pendant toute la durée du contrat. À son terme, l’export reste disponible trente jours ; passé ce délai, et sur instruction du Client, elles sont restituées puis effacées, sous réserve des durées de conservation légales. Leur traitement est décrit dans notre politique de confidentialité.

16. Propriété intellectuelle

Le service, son code, son interface et sa marque restent la propriété exclusive d’Orkalys. Le Client reçoit un droit d’usage personnel, non exclusif et non cessible, pour la durée de son abonnement et pour les comptes qu’il a ouverts.

17. Responsabilité

La responsabilité d’Orkalys est limitée aux dommages directs et prévisibles, et plafonnée aux sommes versées par le Client au cours des douze mois précédant le fait générateur. Sont exclus les dommages indirects : perte d’exploitation, de chiffre d’affaires, de clientèle ou d’image.

Ces limitations ne s’appliquent ni en cas de faute lourde ou dolosive, ni en cas de dommage corporel, ni dans les cas où la loi les interdit.

18. Force majeure

Aucune des parties n’est responsable d’un manquement causé par un événement de force majeure au sens de l’article 1218 du code civil. Si l’empêchement dure plus de soixante jours, chaque partie peut résilier par simple courriel.

19. Confidentialité et références

Chaque partie garde confidentielles les informations de l’autre auxquelles elle accède, pendant la durée du contrat et trois ans après sa fin.

Orkalys ne cite pas le Client comme référence commerciale sans son accord écrit.

20. Rétractation

Le contrat étant conclu entre professionnels, le droit de rétractation du code de la consommation ne s’applique pas de plein droit. Par exception, l’article L. 221-3 du même code l’ouvre au professionnel employant cinq salariés ou moins lorsque l’objet du contrat n’entre pas dans le champ de son activité principale : ce Client dispose alors de quatorze jours pour se rétracter, par simple courriel.

En pratique, l’essai de trente jours sans moyen de paiement rend la question sans objet : rien n’est payé avant d’avoir été utilisé.

21. Cession

Le Client ne peut céder le contrat sans l’accord écrit d’Orkalys. Orkalys peut le céder en cas de cession de son activité, à charge d’en informer le Client, qui peut alors résilier sans frais.

22. Modification des présentes conditions

Les présentes conditions portent une date de mise à jour. Toute modification est notifiée par courriel trente jours avant son entrée en vigueur ; à défaut de résiliation dans ce délai, elle est réputée acceptée. Les modifications imposées par une évolution législative ou réglementaire s’appliquent à leur date d’entrée en vigueur.

23. Nullité partielle

Si une clause des présentes est déclarée nulle, les autres restent en vigueur. Le fait de ne pas se prévaloir d’un manquement ne vaut pas renonciation à s’en prévaloir plus tard.

24. Droit applicable et juridiction

Les présentes conditions sont régies par le droit français. Toute réclamation s’adresse d’abord par courriel à bonjour@orkalys.fr ; les parties s’efforcent de trouver une solution amiable dans les trente jours.

À défaut d’accord amiable, tout litige relève de la compétence exclusive des tribunaux du ressort du siège social d’Orkalys, y compris en cas de pluralité de défendeurs, d’appel en garantie ou de procédure d’urgence.